Quels outils de communication en entreprise ?

S’il y a bien une chose qui fait progresser une entreprise c’est de savoir transmettre et diffuser l’information. Incontournable pour bien se comprendre ou pour faire passer un message ou des instructions, la communication ne peut échapper à qui que ce soit. Et en ce qui concerne les relations entre les collaborateurs, la communication interpersonnelle est indispensable. Pour atteindre les objectifs et pour faire avancer les choses, il convient pour chaque dirigeant d’entreprise ou chaque manager d’adapter sa façon de communiquer avec ses équipes grâce à des outils et techniques efficaces

Quelle méthode pour qui ?

Dans une entreprise, il existe 3 formes de communication qu’il convient de bien décortiquer. En premier lieu, il y a celle qui est descendantes. Comme son nom l’indique, il s’agit de transmettre de l’information du sommet de la hiérarchie vers tout ou partie des collaborateurs de l’entreprise. Habituellement, cette forme de communication vise à énoncer des règlements intérieurs, à informer d’un nouveau projet ou encore à résoudre des conflits. Quoi qu’il en soit, les entreprises utilisent généralement des outils comme les notes de service, les panneaux d’affichage ou les réunions pour cela. Ensuite, il y a la communication ascendante qui est tout le contraire de la précédente. Le plus souvent, elle vise à faire des demandes et/ou des réclamations. Dans ce cas, il peut être intéressant de faire appel à des méthodes comme la Communication non violente pour apprendre à mieux communiquer dans ces situations. L’entreprise peut utiliser une boîte à idée par exemple ou encore le journal syndical. Une réunion peut être effectuée pour entendre les demandest des salariés. La troisième forme est la communication horizontale. Elle est appliquée entre tous les acteurs de l’entreprise quelle que soit leur hiérarchie.

Les outils de communication modernes

Parce que chaque entreprise doit évoluer en fonction de la technologie pour encore plus d’efficacité, il existe des outils modernes pour mieux communiquer en entreprise.

  • Les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont plus qu’importants parce qu’avec eux, non seulement on peut gérer chaque projet mais on peut aussi communiquer à l’interne avec chaque acteur du projet. L’un des outils les plus utilisés s’appelle « Basecamp ». Il suffit d’inscrire chaque participant à un projet dans le logiciel et ils recevront une notification dès qu’un projet est lancé. Ils peuvent également communiquer à travers la plateforme autant qu’ils veulent.

  • La conférence en ligne et les webinaires

De nos jours, le web offre de nombreux outils pour bien communiquer ou transmettre un message. Les entreprises doivent exploiter ces outils. La conférence en ligne est un moyen pertinent et efficace pour tenir une simple réunion, à distance. L’intérêt de la conférence en ligne repose surtout sur le fait qu’on peut réaliser une réunion même si l’audience se trouve loin de nous. Les webinaires sont en revanche des formations qu’on peut donner aux membres de notre équipe et ce toujours en ligne.

  • Les chats instantanés

Si autrefois, tout devait être mentionné oralement, actuellement il existe la messagerie instantanée qui rend un grand service aux entreprises. On peut citer le fameux « skype » qui facilite énormément le transfert d’informations ou encore des instructions.

 

L’entreprise aura tout intérêt à faire appel à des spécialistes pour mettre en place et optimiser sa communication interne. Ce pourra être le rôle d’un consultant RH qui pourra intervenir sur de la formation, du coaching…

 

La communication non violente

Que ce soit entre amis, entre parents et enfants ou encore employeurs et employés, savoir communiquer est incontournable pour avoir une relation stable et saine. Mais parfois, on n’arrive tout simplement pas à affirmer ce que l’on ressent ou bien on y arrive mais on le fait de manière agressive qui au final, blesse l’autre et nous blesse nous-même. La communication non violente évite justement ce genre de situation.

Qu’est-ce que la CNV ?

La communication non violente ou CNV est une pratique qui a été élaborée par le docteur Marshall Rosenberg dans les années 60. Sa méthode qui s’inspire des travaux de Carl Rogers prend en réalité son origine des principes de Gandhi qui est le père de la non-violence lui-même. A son époque, ce docteur avait essayé d’appliquer sa méthode partout dans les diverses institutions comme les écoles, les entreprises etc. Cependant, en France en particulier, la CNV n’a connu son essor que suite aux multiples conférences d’un avocat appelé Thomas d’Ansembourg, conférences qu’il a réalisées grâce à son fameux livre « Cessez d’être gentil, soyez vrai ». Le principe de la CNV repose sur le fait que nos relations avec les autres sont toujours confrontées à nos propres besoins. Les frustrations, les colères que nous ressentons ne sont que les conséquences de besoins inassouvis que nous tentons désespérément de combler. Le premier pas vers la communication non violente est donc d’apprendre à écouter ces besoins et de les reconnaître. Cette façon de communiquer doit être appliquée à notre relation avec les autres mais aussi à nous-même.

La communication non violente en pratique

C’est le docteur Marshall Rosenberg lui-même qui a établi les démarches à la communication non violente. Voici donc les étapes à réaliser pour y parvenir.

L’observation

Observation et jugement sont 2 choses très différentes. Lorsqu’on n’aime pas ce que l’autre fait, il est plus juste d’observer puis de mentionner tout simplement ce qu’il avait fait sans le juger et surtout sans généraliser. Un enfant peut mentir une fois sans pour autant être un menteur. Un employé peut ne pas atteindre un deadline une fois sans pour autant être habitué à cela. Tout est en fait une question de suppositions. On a l’habitude de préjuger une personne ou une situation qu’on peut ne plus voir les choses de manière objective.

Le Sentiment

Refouler nos sentiments est très mauvais pour notre relation avec les autres mais aussi pour notre santé. Il n’y a rien de mal à ressentir des émotions fortes, ce qui est important c’est ce que nous en faisons. Ce qui est important c’est de pouvoir les exprimer de manière saine, sans offenser qui que ce soit. Exprimez-les, partagez-les tel que vous les ressentez.

 

Les besoins

Comme nous avons dit plus haut, chaque émotion cache un besoin inassouvi. Le plus souvent, lorsqu’on juge trop les gens ou les situations, c’est parce que nous avons-nous-même des besoins insatisfaits qui s’expriment par la suite par des émotions. La méthode CNV nous invite ainsi à identifier ces besoins et de les formuler de la manière la plus claire possible tout en adoptant un ton respectueux vis-à-vis de l’autre. Mais attention, les besoins doivent être en rapport à vous et vous seul et non pas en rapport avec l’autre.

La demande

Enfin, il y a la demande. C’est la dernière étape de la CNV. Il s’agit ici de formuler votre demande. Après avoir observé la situation de manière impartiale et objective, exprimé vos sentiments puis identifié vos besoins, il vous reste à formuler une demande. La demande doit être exprimée très clairement afin d’éviter les malentendus.

 

Cette méthode peut être appliquée également en entreprise.

L’importance de la communication en management

Cela fait déjà quelques années que l’on observe une vraie tendance de la part des entreprises, plus précisément de la part des managers. En effet, actuellement, on ne parle plus de simples managers ou de simples leaders mais de leaders-managers. Se soucier plus de son équipe, mieux communiquer avec les membres, voilà les mots d’ordre pour de très bons résultats.

Bien communiquer pour plus de productivité

Voilà en fait l’objectif principal : plus de productivité et de motivation de la part des employés. C’est un fait connu que plus on sait motiver quelqu’un non seulement en augmentant son salaire mais surtout en l’encourageant et en appréciant sincèrement ce qu’il fait, plus on obtient de meilleurs résultats. Mais la communication est aussi et surtout utile pour bien transmettre un message. Si vous êtes un manager et que vous devez donner des instructions à vos employés, assurez-vous de bien communiquer afin d’éviter les malentendus. Il est ainsi du rôle du manager de s’assurer que les instructions ont bien été claires et que chaque membre de son équipe a bien compris ce qu’il attend d’eux. Dans ce cas précis, la reformulation est une technique très efficace. Le manager a également pour rôle d’informer d’une décision, bonne ou mauvaise. Là encore, la communication joue un rôle primordial.

Comment alors bien communiquer lorsqu’on est un manager ?

La première et principale règle pour bien communiquer est certainement l’empathie. Empathie signifie être à l’écoute de son interlocuteur et être capable de bien le comprendre de manière profonde. Il ne s’agit nullement de hausser le ton pour se faire entendre ni d’imposer ses idées parce qu’on est le boss mais d’être en mesure de trouver une entente quoi qui se passe. Pour vous aider à aller plus loin, voici quelques conseils pour mieux faire passer votre message à l’autre :

  • Maîtrisez votre message

Quoi que vous vouliez transmettre, maîtrisez-le. Ayez une connaissance profonde de ce que vous devez dire, imprégnez-vous d’avance de ce que vous allez dire et anticipez même les éventuelles questions. Il va s’en dire que la connaissance de soi est également une force pour un manager.

  • Formez-vous aux techniques les plus efficaces

Nombreux sont les experts de la communication qui publient de nouvelles techniques. Informez-vous sur les nouveautés, formez-vous et appliquez ce que vous apprenez à votre équipe. Ne vous contentez pas seulement à donner des informations, apprenez à communiquer de manière pertinente.

  • Soignez votre posture

Lorsque vous communiquez, il n’y a pas que votre bouche qui parle. Tout votre corps communique pour transmettre le message. Ou pour révéler qui vous êtes. Soignez ainsi votre communication para verbale. Cela doit commencer par votre posture. Adoptez une posture motivée et digne de confiance afin que votre message soit pris au sérieux.

  • Tenez compte des opinions des autres

Sachez que ce qui plaît le plus à chaque membre de votre équipe c’est d’être remarqué par son manager. Demandez-leur leurs avis, faites les participer à la discussion. Ouvrez même un débat si cela est nécessaire.